كم من مرة ترسل رسالة بريد إلكتروني عبر Gmail وتلاحظ خطأً أو ملفاً نسيت إضافته وأنت تضغط زر إرسال؟ أو ربما يكون لديك رسالة مهمة عليك إرسالها في وقت محدد وتخشى نسيان ذلك، أو قد تكون في حاجة لاستخدام بريدك الإلكتروني لكنك لا تملك إنترنت، كلها مشاكل لها حلول، إذ يوجد خدع ونصائح لاستخدام Gmail تسهل الأمر كثيراً.
منصة البريد الإلكتروني البالغ عدد مستخدميها 1.5 مليار شخص (حتى مطلع 2021) طورت الكثير من الخصائص والخدع الذكية طوال الـ17 عاماً الماضية، وهنا سنستعرض أبرزها.
خدع ونصائح لاستخدام Gmail
1- زيادة زمن التراجع عن الإرسال إلى 30 ثانية
التراجع عن إرسال الرسائل الإلكترونية (استعادة الرسائل الإلكترونية المرسلة) من الخصائص القديمة لخدمة Gmail. الإعداد الافتراضي لهذه الخاصية يمنح المستخدمين 5 ثوانٍ لاستعادة الرسالة الإلكترونية، ولكن يمكن للمستخدم زيادة هذا الحد حتى 30 ثانية.
لفعل ذلك، توجه إلى الإعدادات/Settings -> عام/General -> التراجع عن الإرسال/Undo send -> اختر 30 من القائمة المنسدلة، ولديك أيضاً خيارات 10 ثوانٍ و20 ثانية في حال رغبت في استخدام مدة زمنية أخرى.
2- جدولة رسالة إلكترونية
تقدم خدمة Gmail أيضاً خاصية لجدولة الرسائل الإلكترونية يمكنك من خلالها إنشاء رسالة إلكترونية في أي وقت وجدولة إرسالها في تاريخ أو وقت لاحق.
لجدولة رسالة إلكترونية، أنشئ الرسالة الإلكترونية واضغط على السهم السفلي بجوار زر الإرسال واختر “تحديد وقت إرسال الرسالة/schedule an email”. والآن، حدد الوقت والتاريخ من الخيارات مسبقة الإعداد أو حدد الوقت بنفسك من خلال النقر على خيار اختيار التاريخ والوقت.
3- استخدام Gmail بدون إنترنت
يقدم Gmail خدمة الوصول للخدمة بدون اتصال بالإنترنت، وهذا يعني إمكانية قراءة الرسائل الإلكترونية والرد عليها والبحث بين رسائل Gmail بدون اتصال بالإنترنت. كل ما تحتاج إليه هو تمكين الخاصية وإضافة mail.google.com إلى العلامات المميزة في متصفح Chrome. وانتبه إلى أن الخاصية تعمل مع متصفح Chrome فقط.
لتمكين الخاصية، افتح الإعدادات/Settings -> بلا اتصال بالإنترنت/Offline -> تفعيل البريد بلا اتصال بالإنترنت/Enable offline mail.
4- جعل خدمة الترجمة من جوجل تعمل مباشرة داخل حسابك على Gmail
يمكن أن تعمل خدمة الترجمة من جوجل مباشرة داخل حسابك على Gmail، لكنك ستحتاج أولاً إلى فتح الرسالة الإلكترونية التي ترغب في ترجمتها ثم النقر على النقاط الثلاث على الجانب الأيمن من الصفحة. اختر خيار “الترجمة/Translation”. سوف يظهر شريط جديد أعلى متن الرسالة الإلكترونية يمكنك منه اختيار اللغة المفضلة التي تريد ترجمة الرسالة إليها، كما أشار مركز الدعم في Gmail.
5- إنشاء تصنيفات لتنظيم بريدك الوارد بشكل أفضل
تعمل التصنيفات مثل المجلدات في ترتيب ملفاتك، ولكن الفارق الأبرز هو إمكانية تعيين أكثر من تصنيف للرسالة الإلكترونية الواحدة، وإمكانية العثور على الرسائل ذات التصنيف الواحد عند النقر على التصنيفات من على يسار الشاشة. ويمكن استخدام التصنيفات أيضاً للبحث عن رسالة إلكترونية أو تتبع مهمة معينة.
على سبيل المثال، يمكنك إنشاء تصنيف مثل “مهم” أو “عمل” أو “دراسة” وتضيف إليهما رسائل المهام التي تعمل عليها والتي انتهيت منها، على الترتيب، كما تتيح الخاصية للمستخدمين إمكانية تنظيم الرسائل الإلكترونية التي يريدون متابعتها أو قراءتها لاحقاً.
6- كتم صوت الرسائل الإلكترونية في المحادثات الطويلة
قد يكون التبادل النشط للرسائل الإلكترونية مزعجاً، لا سيّما إن كنت غير معنيّ بشكل مباشر. يقدم Gmail خاصية تتيح للمستخدمين عدم متابعة هذا التسلسل من تبادل الرسائل، اسمها “كتم الصوت/Mute emails”. يمكنك فتح المحادثة، والنقر على النقاط الثلاث أعلى يمين الشاشة واختيار الخيار.
سينقل ذلك المحادثة إلى الأرشيف وتظل هناك حتى إذا وصل رد جديد من أحد المشاركين. وإذا أردت التحقق من أي شيء في المحادثة في أي وقت، يمكنك التوجه إلى الأرشيف وإلغاء كتم صوت المحادثة، كما شرح موقع Gadgets Now المهتم بمواضيع التكنولوجيا.
7- التقدم التلقائي لتنظيم بريدك الإلكتروني بشكل أفضل
التحقق من الرسائل الإلكترونية وحذف ما لا تريد منها مهمة مرهقة، وما يزيدها صعوبة أن الإعداد الافتراضي لخدمة Gmail يعود بالمستخدم إلى واجهة صندوق الوارد بعد حذف أي رسالة إلكترونية، لكن يمكنك تغيير ذلك عن طريق تمكين خاصية “التقدم التلقائي/Auto-advance”.
تسمح الخاصية للمستخدمين بالانتقال إلى الرسالة الإلكترونية التالية مباشرة (الأقدم أو الأحدث) في قائمة الرسائل بعد حذف الرسالة الحالية، أو أرشفتها.
لفعل ذلك، توجه إلى الإعدادات/Settings -> الإعدادات المتقدمة/Auto-advance -> تمكين التقدم التلقائي/Enable Auto Advance -> حفظ التغييرات/Save changes.
والآن، عد إلى الإعدادات/Settings -> عام/General -> وتصفح إلى التقدم التلقائي واختر الذهاب إلى المحادثة التالية (الأحدث) -> حفظ التغييرات/Save changes.
8- إرسال المرفقات الكبيرة عبر Google Drive
تسمح خدمة Gmail للمستخدمين بإرسال المرفقات بحد أقصى 25 ميغابايت للملف. ولكن يمكنك استخدام خدمة Google Drive لإرسال المرفقات الأكبر. أولاً، حمّل الملف على Google Drive ثم انقر على أيقونة Drive في قسم “إنشاء/Compose” وأرفق الملف.
9- خيار البحث الممتد
تقدم Gmail خاصية بحث متقدمة تسمح للمستخدمين بتخصيص عمليات البحث بناء على المرسل، أو المستلم، أو الكلمات المفتاحية، أو غيرهم من عناصر التصفية المحتملة.
للوصول إلى البحث المتقدم، انقر على أيقونة الإعدادات على الجانب الأيمن من شريط البحث.
10- خاصية “الإنشاء الذكي” لمساعدتك في كتابة الرسائل الإلكترونية بشكل أسرع
تهدف خاصية “الإنشاء الذكي/Smart Compose” في خدمة Gmail لمساعدة المستخدمين في كتابة الرسائل الإلكترونية بشكل أسرع، كما أنها مدعومة بتقنيات التعلم الآلي، وتقدم اقتراحات أثناء الكتابة. ولأنها خاصية تعمل على مستوى حساب جوجل، سينطبق أي تغيير في إعدادات خاصية “الإنشاء الذكي” على أي جهاز تسجل دخولك إلى حساب جوجل منه.
يمكنك تمكين الخاصية من الإعدادات/،Settings -> عام/Genral -> الإنشاء الذكي/Smart Compose
11- استخدام التنبيهات (Gmail Nudges) لتذكيرك بالرسائل الإلكترونية المهمة
تهدف خاصية التنبيهات (Gmail Nudges) إلى تذكير المستخدمين بالرد على الرسائل الإلكترونية المهمة أو متابعة مستجدات الرسائل الإلكترونية المهمة.
لتمكين الخاصية، توجه إلى الإعدادات/Settings -> عام/General -> التنبيهات/Nudges، كما شرحت مجلة Time الأمريكية.
12- إضافة البريد الإلكتروني مباشرة إلى المهام
من الخصائص المثير للاهتمام وغير المشهورة في خدمة Gmail إمكانية إنشاء “مهمة/important emails” مباشرة من Gmail. لفعل ذلك، ستحتاج إلى النقر بزر الفأرة الأيمن على أي رسالة إلكترونية واختيار خيار “إضافة إلى المهام”.
13- حفظ المرفقات مباشرة على Google Drive والوصول إليهم من أي مكان
يمكن حفظ مرفقات Gmail مباشرة على Google Drive. تصفح للأسفل للوصول إلى قسم المرفقات وبدلاً من النقر على أيقونة التنزيل (السهم السفلي)، انقر على أيقونة Drive.
14- تمكين “لوحة القراءة” لاستخدام مساحة الشاشة بشكل أفضل
يمكنك استخدام “لوح القراءة” من Gmail لإبقاء صندوق الوارد في إطار العرض أثناء قراءة أو الرد على الرسائل الإلكترونية. لتمكين “لوحة القراءة/Reading Pane”، انقر على أيقونة التروس أعلى يسار الشاشة وتصفح للأسفل حتى “لوحة القراءة”. ومن هناك، يمكنك الاختيار بين التصميمات المختلفة. ننصح باستخدام “يسار صندوق الوارد/Right of inbox” أو “أسفل صندوق الوارد/Below inbox”.
15- تعيين رمز مرور وتاريخ صلاحية لرسالتك الإلكترونية في “الوضع السري”
يضيف “الوضع السري” في خدمة Gmail طبقة إضافية من الحماية على الرسائل الإلكترونية والمرفقات لحماية المعلومات الحساسة من الوصول غير المصرّح به لتلك الرسائل. في “الوضع السري”، يمكنك تعيين تاريخ صلاحية للرسائل أو إبطال إمكانية الوصول إليها في أي وقت. يمكنك كذلك تعيين رمز مرور للرسائل الإلكترونية التي ترسلها في “وضع السرية”.
لتمكين “الوضع السري”، انقر على أيقونة “الوضع السري” (الساعة والقفل) -> اختر تاريخ الصلاحية ورمز مرور SMS (إذا أردت ذلك) ثم أرسل الرسالة الإلكترونية. يمكنك تعيين تاريخ الصلاحية بين يوم واحد إلى 5 سنوات.
هل تعرفت على خواص GMAIL الجديدة؟ إليك كل التفاصيل
أضافت جوجل الكثير من أدوات الإنتاجية والتعلم الآلي في خدمة البريد الإلكتروني لديها؛ “جي ميل” يمكنك من كتابة عناوين الرسائل لك والجدولة الزمنية للرسائل
قبل حلول عيد ميلاد “جي ميل” -خدمة البريد الإلكتروني من جوجل- الخامس عشر، أضافت جوجل الكثير من أدوات الإنتاجية والتعلم الآلي في خدمة البريد الإلكتروني لديها؛ تتضمن الإضافات الجديدة طريقة تمكّن “جي ميل” من كتابة عناوين الرسائل الإلكترونية لك والجدولة الزمنية للرسائل الإلكترونية لتُرسل في وقت لاحق؛ وفقاً لما نشره موقع The Verge الأمريكي.
بالإضافة إلى إعادة التصميم التي صدرت في العام الماضي للخدمة على أجهزة الكمبيوتر وفي وقت سابق من هذا العام على التطبيق الهاتفي، قد يكون من المربك بعض الشيء تناول بعض الخصائص الأحدث في “جي ميل”.
ولكننا سنركز على أدوات التكملة الآلية من “جي ميل” مثل الرد الذكي والتأليف الذكي، والمصممين لمساعدتك على توفير الوقت.
أن تترك الجهاز يساعدك على كتابة رسائل البريد الإلكترونية وعناوينها قد يكون غير اعتيادي بعض الشيء، ولكن إذا كنت مستعداً لتجربتها بنفسك على الأقل، إليك طرق أتمتة ردود “جي ميل”.
استخدام الرد الذكي والتأليف الذكي
للسماح لخدمة “جي ميل” بإنشاء ردود ونصوص لرسائل البريد الإلكتروني، عليك أولاً السماح بذلك من قائمة الإعدادات. إذا كنت مستخدماً منتظماً لخدمة “جي ميل” “بدلاً من إصدار الحزمة البرمجية “جي سويت””، إليك ما تقوم به:
على أجهزة الكمبيوتر
- انقر على أيقونة التروس أعلى اليمين للدخول إلى صفحة الإعدادات.
- تصفح للأسفل إلى “الرد الذكي” و”التأليف الذكي” واختر “تشغيل” لأي منهما أو لكليهما لتمكين الاقتراحات الآلية.
- يمكنك كذلك اختيار السماح لخاصية التعلم الآلي تخصيص الاقتراحات بناء على طريقة كتابتك لرسائل البريد الإلكتروني. على سبيل المثال، إذا كنت تبدأ رسالتك لزملائك بعبارة “أهلاً بالفريق” أو “مرحباً بالجميع”، فسيقوم بتخصيص الرسالة آلياً بالعبارة الأكثر استخداماً لديك.
على تطبيق أندرويد أو iOS
- انقر على أيقونة الهامبرغر أعلى اليسار لفتح قائمة السحب الجانبية. إذا كان لديك حسابات “جي ميل” متعددة مربوطة بالتطبيق، اختر أحدها.
- تصفح للأسفل إلى الإعدادات، وانقر لاختيار الرد الذكي و/أو التأليف الذكي للتمكين. “التأليف الذكي متاح لتطبيق أندرويد فقط في الوقت الحالي”.
إذا كنت تستخدم الحزمة البرمجية “جي سويت”، قد تلاحظ أن خيار تمكين التأليف الذكي غير متوفر. يمكن على مشرف الحزمة البرمجية تمكين هذا الخيار للمؤسسة، لذا تواصل مع المسؤول إذا كنت تريد اختبار هذه الخاصية في العمل.
بمجرد تشغيل الإعدادات، يصبح “جي ميل” مُعدَّاً لاقتراح الردود والمساعدة في إنهاء الجمل تلقائياً بناء على أسلوب كتابتك.
كيف يبدو الأمر؟
بشكل أساسي، بمجرد أن تبدأ الكتابة، سيبدأ “جي ميل” اقتراح الكلمات التي قد تلائم العبارات التي تكتبها.
انتبه إلى أنها لن تظهر دائماً مع كل رسالة إلكترونية تكتبها. ولأن “جي ميل” يحتاج إلى سياق، ستجد خاصية “التأليف الذكي” أكثر انسجاماً عندما ترد على رسالة إلكترونية بعبارات عامة مثل “يسعدني لقاؤك” أو “أتمنى أن تكون بخير”. إذا كان لدى “جي ميل” اقتراحات، ستظهر مجموعات نصية بجوار ما تكتبه.
على أجهزة الكمبيوتر، يمكنك الضغط على الاقتراح لقبوله. وفي التطبيق الهاتفي، إذا ظهر اقتراح بكلمة أو عبارة، مرر لليمين لإضافة الاقتراح إلى رسالتك.
وبالنسبة لعملاء الحزمة البرمجية “جي سويت”، بإمكان خاصية التأليف الذكي أيضاً اقتراح عناوين لرسائل البريد الإلكتروني. بدأ “جي ميل” في تجربة ذلك للعملاء منذ 4 أبريل/نيسان، مع إطلاق الخاصية رسمياً بشكل موسع في 23 من الشهر نفسه. ولبدء استخدام هذه الخاصية، يجب على مشرف الحزمة البرمجية “جي سويت” السماح للمستخدمين باستلام تحديث من مسار الإصدار السريع لتجربة تلك الخاصية الجديدة.
بمجرد التمكين، ستعمل مثل خاصية التأليف الذكي العادية. اترك سطر العنوان فارغاً، وابدأ كتابة محتوى الرسالة. وبمجرد العودة لكتابة العنوان، سيقدم “جي ميل” اقتراحاً يمكنك الموافقة عليه بالنقر عليه إذا كنت تستخدم جهاز كمبيوتر أو بالتمرير لليمين إذا كنت تستخدم تطبيقاً هاتفياً.
GMAIL الرد الذكي للردود الجاهزة
يعمل الرد الذكي بشكل أسرع قليلاً من التأليف الذكي. بدلاً من اقتراح كلمات أو عبارات قصيرة، سيقدم “جي ميل” ثلاثة ردود قد تلائم الرسالة التي استلمتها.
على سبيل المثال، إذا استلمت رسالة تذكير بموعد، ستقترح خاصية الرد الذكي ردود مثل “تم التأكيد”، أو “شكراً”، أو “لا يمكنني الحضور”.
النقر على تلك الردود لن يرسل الرسالة مباشرة. يمكنك إضافة نص إضافي للرد المقترح قبل الإرسال.
إذا كنت في محادثة بريد إلكتروني مع العديد من الأشخاص، انتبه إلى أن الرد الذكي سيرسل نسخة كربونية (CC) لجميع جهات الاتصال في تلك المحادثة.
سيكون عليك حذف الأشخاص الذين لا تريد إرسال ذلك الرد لهم يدوياً، لذا من الأفضل الاعتماد على خاصية الرد الذي في الرسائل التي تريد إرسالها لجميع من في المحادثة.
هل يجب عليك حقاً استخدام تلك الخصائص؟
اختيار السماح بكتابة رسائل البريد الإلكتروني آلياً قد ينزع عنها الحس الإنساني، كما أنها غير مخصصة لكتابة الرسالة بالكامل عنك.
قد يمثِّل التأليف الذكي والرد الذكي قيمة وفائدة أفضل عند استخدامهما لإضافة عبارات شائعة الاستخدام أو للرد السريع على الرسائل بالتأكيد أو النفي. بالإضافة إلى أن “جي ميل” تحسنت كثيراً في الاقتراحات المقدمة حيث تبدو منطقية في أكثر من 90٪ من الحالات.
إلى جانب ذلك، إذا قمت بتجربة هذه الخصائص ووجدت أنك تفضل كتابة الرسائل والردود بنفسك، يمكنك دائماً العودة إلى الإعدادات وتعطيل تلك الخصائص.
